日前,我校召开2021年研究生档案管理工作会议,研究生院副院长薛文飞主持会议,综合管理办公室王增起老师分享工作经验,各学院研究生档案负责老师参会。
会议伊始,薛文飞对研究生档案工作的重要性做简要阐述,强调各方协同合作,做好档案工作的归档、保管、转递等程序性工作,如辅导员、科研秘书、教学秘书之间需做好信息衔接,对待专项计划、非全日制、在职博士研究生等特殊群体研究生,区分档案类型。入学时,应对新生原始档案进行认真核查;毕业环节,应按文件要求归档,对培养材料详细记录,做到具体问题具体分析;日常工作中,应将工作做实、做细、做准,切实为研究生提供好档案服务。另外,他指出,硕士生、博士生作为国家高层次人才,档案内部涉及的培养材料种类繁多,负责档案的老师应充分发挥档案材料的利用功效,在毕业前后的两个关键时期情系学生,对研究生悉心引导,耐心沟通,增强自身的责任心与使命感,将认真态度及高效执行力,贯彻育人全过程,提升档案服务质量与管理水平。
接着,王增起结合自身三十多年研究生档案工作经历与实例,对2020年研究生档案培训材料重新思考,再次修订后,与大家进行经验分享。在研究生档案的性质上,他指出,档案管理属于学校学生管理中的基础工作,涉及学生群体的切身利益,务必予以重视,保证学校为学生服务的质量和声誉。他强调,档案作为记录学生个人情况的材料,起着重要的凭证、依据作用,在实际工作处理中,档案负责人需及时把握每份档案的性质变动,尤其向学生阐明学籍档案与人事档案异同及待遇事宜。除此之外,他对研究生档案二级学院管理模式进行了解读,并指出学院应依据《河北师范大学研究生档案管理办法》(校研〔2020〕7号),细化学院的管理制度,研究生院将继续发挥协调和监督职能。在档案保管及文化建设方面他指出,档案室、阅档室、管理人员的办公室,要独立设置。他特别指出,档案管理室应符合防火、防盗、防潮、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等条件要求,做好档案工作的保密工作与安全工作;在优化档案管理环境方面,他提出要开展好档案室文化建设,张贴相关标语,规范档案管理流程等。
会上,各学院老师明确了档案整理的工作要点,在会议交流中解决了平时档案整理中的疑难问题。本次会议的召开,是对学校2020年开始实行研究生档案管理制度改革的再次跟进性举措,研究生院将借助研究生档案整理工作,汇聚力量,精细操作,不断提升工作水平,为研究生群体提供更加优质的服务。