一、校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的,应当由2人以上持单位组织(人事)部门的介绍信,出具本人有效身份证件,说明查阅内容及目的,方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案,并按规定予以登记。
二、研究生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具证明,填写《研究生档案借阅审批表》,经培养单位主管领导批准后方可办理借阅手续。
三、研究生档案借阅,应严格履行借出、归还手续。一般期限为3天,超期续用的须履行续借手续,但最长不得超过10天。
四、查(借)阅研究生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得转借、涂改、圈划、标记、增删、抽页、撤换、剪裁、拆散等。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,造成档案损毁、丢失或泄密的,将追究其法律责任。
五、研究生不得查阅本人档案。确有特殊原因需要复制本人档案中相关材料的,须由研究生本人提交书面申请,说明需要何种证明材料和使用目的,经培养单位主管领导批准后,由档案管理人员按规定办理。
河北师范大学研究生院
二〇一七年五月八日